Cara Menulis Email Outreach yang Pro
Agar dapat membangun hubungan profesional, mendapatkan peluang kolaborasi, atau memperluas jaringan, email outreach adalah teknik yang sangat efektif. Akan tetapi, membuat email yang dijamin dibalas memerlukan strategi dan pendekatan yang tepat. Oleh sebab itu, artikel ini akan membahas langkah-langkah penting untuk menulis email outreach yang menarik perhatian, relevan, dan mendapatkan respons positif.
1. Gunakan Subjek Email yang Menarik
Subjek email adalah hal pertama yang dilihat penerima. Jika subjek Anda tidak menarik, kemungkinan besar email Anda akan diabaikan atau langsung masuk folder spam.
Tips Membuat Subjek yang Efektif:
- Singkat dan spesifik: Buat subjek tidak lebih dari 6-8 kata.
- Personalisasi: Sebut nama penerima atau sesuatu yang relevan dengan mereka.
- Bangkitkan rasa ingin tahu: Gunakan frasa yang membuat penerima ingin tahu lebih banyak.
Contoh Subjek:
- “Halo [Nama], Ide untuk Kampanye Anda”
- “[Nama], Berikut Saran untuk Konten Baru Anda”
- “Proposal Singkat: Bagaimana Kita Bisa Berkolaborasi?”
2. Personalisasi Isi Email
Hindari email generik. Orang ingin merasa email yang mereka terima dibuat khusus untuk mereka. Gunakan informasi spesifik tentang penerima untuk menunjukkan bahwa Anda memahami kebutuhan mereka.
Cara Personalisasi Email:
- Sebutkan nama penerima, bukan hanya “Halo Tim”.
- Referensi proyek, artikel, atau postingan terbaru mereka.
- Tunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset sebelum mengirimkan email.
Contoh Pembukaan yang Tepat:
“Halo [Nama], Saya baru saja membaca artikel Anda tentang [topik], dan sangat terinspirasi oleh pendekatan Anda terhadap [aspek spesifik].”
3. Fokus pada Nilai yang Anda Tawarkan
Penerima tidak hanya peduli tentang siapa Anda atau apa yang Anda inginkan, tetapi juga bagaimana Anda bisa membantu mereka. Pastikan email Anda menawarkan nilai nyata yang relevan dengan kebutuhan mereka.
Pertanyaan yang Perlu Dijawab:
- Apa manfaat yang akan mereka dapatkan?
- Bagaimana ini memecahkan masalah mereka?
- Mengapa mereka harus peduli dengan email Anda?
Contoh:
“Saya perhatikan bahwa Anda sedang membangun kampanye digital baru. Saya memiliki pengalaman dalam strategi konten dan ingin berbagi ide yang dapat meningkatkan engagement Anda.”
4. Tulis dengan Jelas dan Singkat
Penerima sering kali tidak punya waktu untuk membaca email panjang. Pastikan email Anda langsung ke inti pesan tanpa mengorbankan kejelasan.
Struktur Ideal Email Outreach:
- Salam personal: Sebut nama penerima.
- Pembukaan yang menarik: Buat relevansi antara Anda dan penerima.
- Penjelasan singkat tujuan Anda: Jelaskan maksud email tanpa bertele-tele.
- Call-to-action: Beri ajakan untuk tindak lanjut, seperti mengatur pertemuan atau meminta konfirmasi.
Contoh Email Sederhana:
Subjek: “Halo [Nama], Ide untuk Konten Baru Anda”
Halo [Nama],
Saya sangat menikmati artikel Anda tentang [topik] di [platform]. Sudut pandang Anda sangat inspiratif, terutama bagian tentang [aspek spesifik].Saya punya beberapa ide yang saya rasa dapat membantu meningkatkan engagement konten Anda. Jika Anda tertarik, saya senang mendiskusikannya melalui email atau panggilan singkat.
Apakah waktu Anda tersedia minggu ini?
Terima kasih,
[Nama Anda]
5. Gunakan Nada yang Ramah dan Profesional
Nada email sangat penting. Jangan terlalu formal, tetapi juga jangan terlalu santai. Temukan keseimbangan yang mencerminkan profesionalisme sekaligus menunjukkan kepribadian Anda.
Tips untuk Nada yang Tepat:
- Hindari jargon atau bahasa yang terlalu teknis.
- Jangan lupa menunjukkan rasa hormat.
- Gunakan kata-kata positif yang membangun.
Contoh Buruk:
“Saya pikir Anda perlu bekerja sama dengan saya.”
Contoh Baik:
“Saya percaya ide ini dapat memberikan nilai tambah bagi proyek Anda.”
6. Berikan Call-to-Action yang Jelas
Email tanpa ajakan bertindak (call-to-action) yang jelas akan membuat penerima bingung harus melakukan apa. Pastikan Anda memberikan arahan sederhana dan spesifik.
Contoh Call-to-Action:
- “Apakah Anda tersedia untuk panggilan singkat minggu ini?”
- “Bisakah Anda memberi tahu saya jika ide ini menarik perhatian Anda?”
- “Saya akan senang mengirimkan detail lebih lanjut jika Anda tertarik.”
7. Waktu Pengiriman yang Tepat
Mengirim email di waktu yang salah dapat mengurangi peluang untuk dibalas.
Tips Mengatur Waktu Pengiriman:
- Kirim di pagi hari (jam kerja biasanya dimulai antara pukul 8-10 pagi).
- Hindari akhir pekan atau hari libur.
- Uji waktu yang berbeda untuk audiens yang berbeda.
8. Tambahkan Tindak Lanjut (Follow-Up)
Banyak email pertama tidak mendapatkan respons. Jangan takut untuk mengirim tindak lanjut dengan sopan.
Aturan Follow-Up:
- Tunggu setidaknya 3-5 hari sebelum mengirim email tindak lanjut.
- Tambahkan nilai baru di email tindak lanjut, seperti ide tambahan atau informasi menarik.
- Jangan mengirim lebih dari 2-3 tindak lanjut tanpa respons.
Contoh Follow-Up Sederhana:
Subjek: “Tindak Lanjut: Ide untuk Konten Anda”
Halo [Nama],
Saya ingin memastikan Anda menerima email sebelumnya tentang [topik]. Saya percaya ide ini dapat memberikan nilai tambah bagi [proyek atau tujuan spesifik].Jika Anda ingin membahasnya lebih lanjut, saya akan senang mendengar kabar Anda.
9. Hindari Kesalahan Umum
Kesalahan kecil bisa merusak peluang Anda. Pastikan untuk menghindari hal berikut:
- Mengirim email dengan salah eja atau salah nama.
- Terlalu banyak berbicara tentang diri sendiri.
- Mengirim email yang terlalu panjang atau tidak jelas.
10. Uji dan Optimalkan Email Anda
Setiap audiens berbeda, jadi penting untuk terus menguji pendekatan Anda.
Cara Mengoptimalkan Email Outreach:
- Uji berbagai subjek untuk melihat mana yang memiliki tingkat pembukaan terbaik.
- Coba pendekatan yang berbeda dalam isi email.
- Analisis data, seperti tingkat pembukaan dan tingkat respons, untuk memahami apa yang berhasil.
Kesimpulan
Menulis email outreach yang dijamin dibalas memerlukan kombinasi riset, personalisasi, dan pendekatan strategis. Dengan demikian, Anda dapat meningkatkan peluang mendapatkan respons yang positif. Ingatlah, tujuan utama bukan hanya mendapatkan respons, tetapi juga membangun hubungan yang bermakna dan saling menguntungkan..
Sudah siap mencoba teknik ini? Strategi mana yang menurut Anda paling efektif?
Baca juga:
10 Strategi Email Outreach Terbaik
Bagaimana ERP Dapat Meningkatkan Profitabilitas Perusahaan Anda
